Sorties avec inscriptions automatiques
A l'opposé des sorties sur inscription par le secrétariat, il y a les sorties sur inscriptions automatiques.
L'adhérent s'inscrit et se désinscrit de la sortie d'un clic et ce jusqu'au début de la sortie.
Ces sorties sont déclinées dans presque toutes les activités à la journée du Club. Elles ne concernent que des sorties gratuites, à la journée ou en soirée.
En particulier on les trouve dans les activités suivantes :
- Escalade Bloc avec accompagnement (code EB)
- Formation interne gratuite (code FOS)
- Marche nordique gratuite à la journée (code MN)
- Multi-activités à la journée (code MA)
- Randonnée pédestre gratuite à la journée (code RP)
- Spéléologie (Code SPE)
- Trail entraînement (Code TRE)
- VTT gratuit à la journée (Code VTJ)
- Agenda du Club (Code CAI)
Dans toutes ces sorties l'adhérent demande son inscription, dès que la sortie est publiée dans Sorties Ouvertes. Toutes les demandes d'inscriptions sont stockées jusqu'au jour de validation des inscriptions indiqué dans le détail de la sortie.
Le jour de validation est fixé 7 jours avant le début de la sortie.
Ce jour là, les adhérents qui ont demandé à s'inscrire, reçoivent un mail qui leur confirme leur inscription et l'encadrant, lui, a accès à la liste de ses inscrits.
S'il y a plus de demandes que de places, le jour des validations, 50% des demandes sont traitées par ordre de priorité (règle du moins de sorties dans l'activité) et le reste par choix aléatoire et les autres sont placés en liste d'attente.
A chaque annulation d'inscription par un adhérent, une personne de la liste d'attente est automatiquement sélectionnée pour être inscrite. (choix aléatoire) sauf dans les 24 h qui précèdent le début de la sortie.
La liste d'attente est purgée 24 h avant le début de la sortie. Si une annulation survient, elle ne sera pas automatiquement compensée, et tout un chacun peut postuler s'il voit des places libres bien sûr. Cela vaut donc le coup de regarder dans les 24 h qui précèdent la sortie si une place ne s'est pas libérée.
Important pour les participants
Il est important, si vous ne pouvez pas venir, de vous désinscrire (un clic suffit) car cela peut permettre à un autre adhérent de participer à la sortie (en particulier si celle-ci est complète)
Pour se désinscrire il suffit de cliquer sur "annuler mon inscription" sur la page du détail de la sortie.
Important pour les encadrants de ces sorties
Vous devez faire l'appel de vos participants et mettre les présents et les absents mais vous devez aussi ajouter les adhérents qui seraient venus sans avoir pris le soin de s'inscrire.
Ces sorties ne donnent pas lieu à création d'une fiche technique, le descriptif de la sortie doit être suffisant. Prendre soin cependant, de mettre les informations de RV en zone du site, réservée aux adhérents.
Une sortie de ce type bascule en mode officiel 24 h après sa création sans intervention du responsable d'activité.
Les encadrants ne reçoivent pas de mail lors des inscriptions et désinscriptions des adhérents (de fait le turn over est grand et cela ferait trop de messages !)