Les regroupements de sorties
Qu'est ce qu'un regroupement ?
Un regroupement de sorties, comme son nom l'indique, contient une ou plusieurs sorties de la même activité ou non. Mais nécessairement dans les dates définies pour celui-ci.
Cependant une sortie dans un regroupement peut avoir des dates plus courtes que le regroupement.
Ce regroupement contient, en général, un nombre limité de places, en tout. C'est-à-dire, toutes sorties qui lui sont rattachées, confondues. De fait ce regroupement est souvent un car couchettes ou un billet de train de groupe et donc à effectif limité.
Il peut arriver cependant qu'il y ait des places en dehors du transport. Dans ce cas il faudra spécifier un "nombre de places dans les sorties" supérieur au nombre de places du regroupement. Si le nombre total de places d'hébergement est limité évidemment.
Le responsable peut spécifier un nombre de sorties limitées dans le regroupement. Le total des places ainsi attribuées aux sorties peut dépasser le nombre de places du regroupement.
Spécificités
Un même adhérent ne peut pas être inscrit à plusieurs sorties appartenant au même regroupement.
La saisie des inscriptions par le secrétariat, tout comme la liste d'attente du regroupement est gérée globalement au niveau du regroupement, ainsi lorsque le secrétariat saisit les inscriptions d'un regroupement, les adhérents sont classés suivant leur priorité sur le regroupement et dans leur activité et non pas par sortie.
Transferts
Un adhérent inscrit ferme dans une sortie du regroupement peut demander son transfert sur une autre sortie du regroupement qui aurait ouvert postérieurement ou qui lui conviendrait mieux.
Si au moment du traitement de son inscription la sortie demandée a encore des places, il y sera transféré. Si elle est complète il conservera sa place antérieure.
Si un adhérent est en liste d'attente sur une sortie du regroupement, il peut faire une nouvelle demande sur une autre sortie du regroupement. ce n'est pas un transfert.
Note pour les responsables et organisateurs
Rien n'oblige à faire en sorte que la somme des places dans les sorties égale le total des places du regroupement. On peut par exemple mettre 5 sorties avec 8 places dans un regroupement qui n'en contient que 38. Lorsque le 38ème sera inscrit alors toutes les sorties basculeront en mode "complet" et il ne sera plus possible d'inscrire une personne dans ce regroupement et ce même s'il reste 1 place ou 2 dans une sortie.
Vision des places libres dans "Sorties Ouvertes"
S'il est marqué "reste 1 place" sur les 5 sorties du regroupement cela ne veut pas nécessairement dire qu'il reste 5 places en tout mais peut-être aussi 1 seule place en tout et que l'on peut postuler pour n'importe laquelle des sorties. Tout dépend si l'effectif par sortie est limité lui aussi ou bien si l'effectif des sorties est libre.