Blog d'aide du CAF IdF

Créer, modifier, supprimer une sortie

Par Alain Z le mardi, mars 17 2020, 18:41 - Organisateur - Lien permanent

 

En complément à ce document, vous pouvez consulter :
Transports et autres saisies en randonnée pédestre sans inscription

Pour savoir comment utiliser les boîtes de saisie et leurs menus, lisez le billet d'aide sur l'Éditeur de texte intégré.

Sommaire

Où trouver la page de création d'une sortie ?

  1. Connectez-vous à l'Espace Membre
  2. Choisissez la rubrique : Programme des activités
  3. Choisissez l'activité dans laquelle vous souhaitez créer une sortie.
  4. Vérifiez qu'il n'y a pas déjà trop de sorties du même niveau ou au même endroit à la période que vous envisagez.
  5. Dans l'encadré Actions (en bas de la colonne de gauche, voir exemple ci-dessous), cliquez  : Créer une sortie.

Exemple de la randonnée pédestre

Cliquez au choix :

Formulaire de saisie d'une sortie

Vous voilà sur le formulaire de saisie de votre sortie.

Les champs avec un astérisque rouge * sont obligatoires mais le contenu que l'on peut y mettre est souvent assez libre.

Des messages d'erreur vous indiqueront les champs erronés ou manquants.

Pour mieux utiliser l'éditeur de texte intégré, qui permet la saisie et la mise en forme de votre texte, consultez le billet d'aide Éditeur de texte intégré.

Visibilité

  • Brouillon :
    Restez en brouillon le temps de remplir le formulaire, de vérifier le résultat et de peaufiner votre mise en page et le choix de vos photos.
    Le brouillon sert aussi à vous positionner longtemps à l'avance sur une date et un lieu par rapport aux autres organisateurs : eux verront votre sortie, mais les participants ne la verront pas encore.
    Ne laissez pas indéfiniment une sortie en statut brouillon (avec une puce rouge devant dans les programmes de l'Espace Membre), car elle ne sera jamais rendue officielle ! Vous recevrez à un moment donné un courriel vous indiquant que vous devez choisir entre supprimer cette sortie et la passer en visibilité À valider.
  • À valider :
    Quand vous voulez faire valider votre sortie, afin qu'elle devienne officielle et soit visible par tous.
    Le responsable de la programmation est automatiquement prévenu dès que vous passez la visibilité à groupe. Il est donc inutile de lui envoyer un courriel.
    Pour que votre sortie à la journée soit validée avant sa date (et donc pour que vos participants potentiels puissent la voir et la noter dans leur agenda ! ), saisissez-la si possible au moins une ou deux semaines à l'avance !
  • Officielle :
    Seul le responsable de la programmation peut rendre votre randonnée "officielle". (Voir ci-dessus.)

Période

Il s'agit de la période où est pratiquée l'activité. Elle sera en effet utilisée pour calculer le nombre de jours de l'activité au niveau du club. Elle ne doit donc pas inclure les jours uniquement consacrés au transport, sauf si vous rejoignez ou quittez votre hébergement en pratiquant votre activité.
Votre fiche technique doit cependant bien sûr mentionner clairement ces transports, avec le lieu et l'heure du rendez-vous et de la fin de sortie, ceci à des fins pratiques mais aussi de couverture par l'assurance.

La période d'une sortie à la journée est sa date.

Si votre sortie est liée à un regroupement, vous cocherez "Liée à un regroupement" et choisirez le regroupement au lieu de saisir votre date. La date de votre sortie sera celle du regroupement.
Mais si votre sortie rejoint un regroupement tout en incluant aussi la veille ou le lendemain (par exemple "Le RV d'automne en rando-camping"), vous devrez saisir vos dates au lieu de choisir le regroupement.

Identifiant

Laissez "Automatique".

Titre

Typographie :
Régles spécifiques au titre : 
N'écrivez pas tout votre titre en majuscules, mais seulement sa première lettre et les premières lettres des noms propres.
Ne terminez pas votre titre par un point.
Règles générales : 
Tout signe double comme ? ; : ! doit être précédé par une espace insécable (qui évite que le signe puisse se retrouver isolé à la ligne) et suivi par une espace.
Par contre, les signes simples comme le point ou la virgule et les points de suspension doivent être seulement suivis par une espace.
Les noms composés de lieux prennent des traits d'union, à l'exception de l'article initial : Saint-Christophe-en-Oisans mais Le Havre.
Il est plus lisible et correct d'accentuer les majuscules : Évreux.
Évitez les abréviations. L'abréviation recommandée pour "rendez-vous" est RV.

Organisateur

En tant qu'organisateur, vous pouvez créer une sortie pour un autre organisateur, par exemple si ce dernier ne peut pas se connecter à internet.
Le champ "Externe" vous permet de mentionner n'importe quel intervenant externe, c'est à dire toute personne qui n'est pas organisateur au Club dans l'activité pour laquelle vous créez la sortie.

Description publique

Utilisez cette zone de saisie pour décrire votre sortie.
Les informations seront visibles par tous. Il est donc inutile de les répéter dans le Complément visible dans l'Espace Membre uniquement.

Pour savoir comment utiliser la boîte de saisie et son menu, lisez le billet d'aide sur l'Éditeur de texte intégré.

Typographie :
Régles spécifiques à la description : 
N'écrivez pas tout votre titre en majuscules, mais seulement sa première lettre et les premières lettres des noms propres.
Règles générales : 
Tout signe double comme ? ; : ! doit être précédé par une espace insécable (qui évite que le signe puisse se retrouver isolé à la ligne) et suivi par une espace.
Par contre, les signes simples comme le point ou la virgule et les points de suspension doivent être seulement suivis par une espace.
Les noms composés de lieux prennent des traits d'union, à l'exception de l'article initial : Saint-Christophe-en-Oisans mais Le Havre.
Il est plus lisible et correct d'accentuer les majuscules : Évreux.
Évitez les abréviations. L'abréviation recommandée pour "rendez-vous" est RV.

Complément visible dans l'Espace Membre uniquement

Destiné à paraître dans l'Espace Membre, les informations ne seront visibles que pour les adhérents du CAF Île-de-France.

Typographie :
Mêmes règles que pour la description.

Mot-clé

Ce mot apparaîtra de façon aléatoire (en alternance avec tous les autres mots saisis) dans le "nuage de mots" de la page d'accueil. En cliquant sur votre mot-clé, le visiteur sera conduit sur la page de votre sortie.
Vous n'avez droit qu'à un mot, donc vous pouvez saisir "Beaufortain" mais pas "Pierra Menta", "25" mais pas "25 bosses". Astuce : vous pouvez saisir "25bosses" ou "25-bosses" !

Éligible initiation

Chaque activité a défini des critères pour faire apparaître automatiquement, sur la page Sorties spéciales débutants, les sorties pouvant initier des débutants dans l'activité.
Si votre sortie convient à des débutants mais ne satisfait pas à ces critères, vous pouvez forcer son apparition en cochant cette case.

Sortie gratuite

Si oui est choisi, les montants sont automatiquement mis à 0 et le secrétariat n'intervient plus si une FT auto ou semi-auto est choisie et validée. La validation vaut donc publication.

Oui n'est possible que pour les sorties sans frais administratifs, donc en randonnée seulement pour les sorties à la journée (RPI) ou rando camping (RC) de 2 jours max.

Date de fermeture

Vous pouvez la préciser :

  • dès la création de votre sortie, par exemple si vous avez une date limite pour confirmer ou annuler une option de réservation,
  • plus tard, via votre validateur ou responsable d'activités, par exemple si vous croulez sous les demandes d'accord alors que vos demandes d'inscription ou votre liste d'attente dépassent déjà largement l'effectif de la sortie.

Attention :

  • La fermeture de la sortie entraîne :
    1. sa disparition des Sorties ouvertes,
    2. l'impossibilité de faire une demande d'inscription et donc de s'inscrire en liste d'attente.
  • Vous pouvez donc préférer déclarer votre sortie complète plutôt que la fermer. Cela permettra aux adhérents de continuer à s'y inscrire en liste d'attente. Si vous ajoutez ultérieurement des places ou si des inscrits annulent, vous aurez ainsi un vivier dans lequel puiser. Pour cela :
    1. Ne saisissez pas de date de fermeture.
    2. Juste avant la date où vous souhaitez déclarer la sortie complète, demandez au secrétariat ou à votre responsable d'activité de fixer l'effectif maximum à l'effectif actuel.

Affichage dans d'autres activités

Vous devez au préalable obtenir l'autorisation des responsables des activités visées.

Afficher dans les programmes jusqu'à la fin de la sortie

Cette ligne qui apparaît sur la page de détail de votre sortie est invisible pour les participants. Elle est utile aux cycles (d'escalade etc.) qui doivent rester visibles toute l'année. Hors cycles, vous pouvez l'ignorer.

Enregistrer votre saisie

C'est en cliquant le bouton Exécuter que vous verrez s'afficher les messages d'alerte si un élément de votre saisie est absent ou erroné.

Si votre saisie est correcte, vous serez dirigé vers le programme des sorties. La sortie que vous venez de créer en visibilité brouillon y sera présente, précédée d'une pastille rouge.
Il est important d'y cliquer sur votre sortie pour vérifier son affichage pour les membres.
Si son affichage vous satisfait, cliquez sur "Modifier cette sortie" (voir paragraphe suivant), changez la visibilité à groupe et enregistrez à nouveau votre sortie. Elle sera alors validée dès que le responsable de la programmation le jugera opportun.

Comment modifier une sortie ?

Vous pouvez modifier vos propres sorties tant qu'elles sont en visibilité "brouillon" ou "groupe".
Le lien Modifier cette sortie se trouve sur la page de détail de votre sortie, sous le pavé principal, juste au-dessus du pavé sur les niveaux.

Si vous devez exceptionnellement modifier une sortie déjà passée en visibilité "officielle", demandez-le au responsable de la programmation.

Comment supprimer une sortie ?

Vous pouvez supprimer vos propres sorties tant qu'elles sont en visibilité "brouillon" ou "groupe".
Cliquez d'abord sur le lien "Modifier cette sortie" (voir paragraphe précédent) puis, en bas de la page de modification, sur le lien "Supprimer cette sortie".

Une sortie en visibilité "officielle" ne peut pas être supprimée, même par le responsable de la programmation. Elle peut par contre être annulée.

Comment annuler une sortie ?

Si vous devez annuler une sortie en visibilité "officielle", demandez-le au secrétariat ou au responsable de la programmation de votre activité.
Votre sortie restera présente sur le site, mais avec la mention "annulé". N'ajoutez pas cette mention dans le titre de votre sortie, elle y ferait double emploi !

Pour les sorties sans inscription en randonnée pédestre, la procédure (beaucoup plus complexe) est expliquée dans la fiche 9 du Mémento de l'organisateur.

Qui est le responsable de la programmation des sorties ?

Les sorties sont validées (rendues officielles) par le responsable de la programmation de chaque activité. Vous pouvez le contacter par le Kifaikoi ou la Liste des organisateurs de votre activité.
Pour l'activité "randonnée pédestre", il y a généralement deux responsables de la programmation : un pour les sorties à la journée, un pour les sorties de plusieurs jours.

Vous trouverez leurs coordonnées dans la Documentation de l'activité de l'Espace Membre, dans le document : "Attributions du Bureau et chargés de mission".

Bonne programmation !