Utilisation des fiches techniques automatiques ou semi-automatiques
Chaque responsable d'activité a la possibilité d'automatiser la génération des fiches techniques de son activité.
Il y a deux manières possibles de procéder :
- fiche technique automatique : c'est une fiche qui est générée automatiquement en reprenant certains éléments présents dans le détail de la sortie et donc dans le formulaire de création de celle-ci
- fiche technique semi-automatique : c'est une fiche automatique mais sur laquelle le responsable d'activité a laissé la possibilité aux encadrants de rajouter des informations à personaliser (appelées zones de texte libre)
Concrètement comment ca se passe ?
Au moment où vous créez votre sortie, vous avez possibilité - en fonction de ce qu'a paramétré le responsable d'activité - de choisir un modèle pour votre sortie.
Ensuite dès que votre sortie passe au statut officiel, il est encore possible de modifier ce choix depuis le lien "Gestion de la fiche technique" dans le détail de la sortie. C'est aussi via cette page que vous pourrez spécifier les textes contenus dans les zones de texte libres des fiches semi-automatiques.
Fiche automatique
Si vous avez choisi un modèle automatique, vous n'avez plus rien à faire, la fiche sera générée automatiquement et évidemment mise à jour en cas de modification du détail de la sortie.
Fiche semi-automatique
Si vous avez choisi un modèle semi-automatique, vous devrez commencer par remplir les "zones de texte libre" qui vous sont proposées. Souvent une explication vous rappelle ce que vous devez y mettre et également un texte par défaut est déjà saisi. Texte que vous pouvez modifier.
Pour visualiser le résultat, vous pouvez cliquer en bas sur "Simulation de la fiche technqiue" et la faire apparaitre en mode pdf.
A la fin vous devrez modifier son statut pour demander sa publication, ou validation, comme actuellement.
Dans les deux cas, pensez à envoyer par mail au secrétariat les montants de votre sortie. Des mails de rappel vous seront envoyés dans ce sens.
Dans certaines activités comme en randonnée pédestre vous pouvez saisir vous mêmes les paiements que devra effectuer l'adhérent avec les dates que vous avez envisagées. Il y a cependant une valdiation par le secrétariat.
Fiche libre
Et enfin, si le responsable d'activité en a laissé la possibilité, vous pouvez toujours utiliser des fiches techniques libres.
Il est recommandé d'utiliser les fiches automatiques ou semi-automatiques quand elles existent car elles se mettent à jour plus facilement en cas de modification des paramètres de la sortie.