Paiement des cars du Club
Qui est concerné ?
Tous les organisateurs et co-organisateurs du CAF Ile-de-France qui organisent une sortie dans un car doivent indiquer comment ils vont payer le prix du car.
Options
L'organisateur peut payer le club ou directement la compagnie d'autocars.
Payer directement l'autocariste est nécessaire pour disposer d'un justificatif qui sera utilisé, soit pour se faire rembourser le prix du transport par le club, soit si l'organisateur fait don au club du montant de ce remboursement (procédure d'abandon de frais) pour obtenir une déduction fiscale de 66% du montant donné (en fonction des impôts payés).
Par défaut le système est réglé sur "paiement de son transport auprès du Club".
Comment le configurer ?
Chaque organisateur doit, au niveau de son profil dans l'Espace Membre, indiquer, suivant les activités, le mode de règlement choisi.
Ce choix peut être modifié à tout moment.
Le nom du service dans le Profil est "Règlement des cars du Club".
Avant la sortie
L'organisateur remplit la demande d'inscription depuis l'espace membre comme d'habitude. S'il a coché règlement au club il paye le montant du transport demandé lors de son inscription. Sinon il ne paye rien pour le transport.
Les encadrants qui ont coché "Paiement direct du transport sur place" reçoive un mail peu de temps avant qui leur rappelle le montant du chèque à prévoir.
Le responsable de car, lui, a un lien vers un document à imprimer avec la liste des organisateurs de son car qui ont choisi de payer l'autocariste directement pour savoir de qui il doit recevoir les chèques, les pointer, et les remettre sur place aux chauffeurs.
Pendant la sortie
L'organisateur remet directement au chef de car, lors de son voyage en car, un chèque du montant du voyage à l'ordre de la compagnie de car.
Après la sortie
L'organisateur reçoit un justificatif de paiement de la compagnie de car, une facture nominative. Il a intérêt à les conserver tous dans un dossier et de faire sa demande d'attestation au Club en janvier de l'année suivante.
Attention : l'exercice CAF n'est pas le même que l'exercice des impôts. Les impôts fonctionnent en année civile (1er janvier au 31 décembre) et les clubs FFCAM du 1er octobre au 30 septembre.
Pour plus de détails, pour obtenir son attestation, voir la section documentation générale des activités : Défraiement / déductions fiscales.