Blog d'aide du CAF IdF

Ensemble : organiser une visioconférence

 

Ensemble est l'outil de visioconférence du Club.

Si vous êtes habilités, vous voyez un service "Réservation de la visioconférence" dans l'Espace Membre.
Vous y voyez toutes vos réservations en cours :
https://www.clubalpin-idf.com/media/aide/ensemble/organiser-visioconference-1.png
Pour réserver, une salle, fournissez un nom de salle et la date de la réunion :
https://www.clubalpin-idf.com/media/aide/ensemble/organiser-visioconference-2.png

Un mail vous est envoyé avec vos informations de réservation :
- le lien de la réunion : ce lien est à envoyer à vos participants
- le lien de l'aide pour se connecter

Le jour de la réunion, un autre mail vous est envoyé avec :
- le lien de la réunion
- les identifiants du modérateur : ces informations sont privées. Gardez-les pour vous, ne les envoyez en aucun cas aux participants. A la limite, donnez-les à un autre modérateur si vous êtes plusieurs modérateurs de la réunion.

FAQ

Est-ce-que je peux réserver plusieurs salles le même jour ?
Oui, tout à fait.

Est-ce qu'il peut y avoir plusieurs salles ouvertes en même temps ?
Oui, tout à fait.

Est-ce que les participants doivent être du Club Alpin IdF ?
Absolument pas, les réunions sont accessibles à tous. En revanche, les réunions doivent se faire dans le cadre du Club Alpin IdF.

Quelle est la durée maximale d'une réunion ?
Les identifiants sont valables toute la journée pour laquelle ils ont été réservés. Avec les mêmes identifiants, vous pouvez faire une réunion dans la même salle le matin, fermer la réunion, puis une autre dans la même salle l'après-midi.

Comment fermer une réunion ?
La réunion se ferme à partir du moment où le dernier participant quitte la salle. Si vous voulez forcer la fermeture d'une réunion, protégez la réunion avec un mot de passe que vous ne communiquez pas, excluez tout le monde (bouton "Exclure" sur chaque personne), puis quittez la réunion.

Quel est le nombre maximal de participants dans une salle ?
La limite est liée à la capacité de notre infrastructure et à la bande passante sur les ordinateurs des participants. A ce jour, vous pouvez organiser des réunions jusqu'à 50 personnes micro et caméra activés.
Si des participants ont des problèmes de figeage ou de déconnexion, reportez-vous à la FAQ des participants (lien ci-dessous).
Au delà de 50 personnes à une réunion, demandez aux participants qui ne parlent pas de désactiver leur caméra.
Pour de gros événements (soirée neige, accueil ou alors quand le nombre de participants n'est pas connu), contactez les webmasters pour désactiver la prise en charge de la caméra au niveau de l'outil.

Est-ce qu'il peut y avoir plusieurs modérateurs d'une réunion ?
Oui et cela de deux manières différentes :
- vous ouvrez la salle avec vos identifiants et octroyez les droits de modération à la personne connectée de votre choix (clic sur le détail de la personne, puis "nommer modérateur"), c'est la méthode recommandée
- vous envoyez les identifiants du modérateur aux autres modérateurs

Comment filtrer les participants ?
C'est un point clé. Le premier filtrage est qu'il faut connaitre le nom de la salle pour participer ainsi que le créneau horaire.
Ensuite, une fois que vous avez ouvert la réunion, vous pouvez activer un filtrage. En bas à droite, de l'écran, cliquez sur l'icône en forme de bouclier :
- activer la salle d'attente (lobby), vous devrez valider toute personne qui souhaite participer à la réunion
- activer un mot de passe : la personne voulant participer doit fournir le mot de passe
Ces deux méthodes sont panachables : si vous activez les deux, une personne qui fournit le bon mot de passe ne passera pas par la salle d'attente.
Pour des réunions privées, fournissez le mot de passe d'accès dans l'invitation. Attention, ça n'est pas le mot de passe du modérateur !!!
Le jour de la réunion, ouvrez la salle avant l'heure prévue et mettez le mot de passe que vous aurez convenu. Il n'y pas moyen de mettre ce mot de passe au moment de la création de la réunion.

J'ai des intrus dans ma réunion
Allez sur la vignette du participant. Cliquez sur "Exclure". Avant cela, mettez en place le filtre de participants (salle d'attente ou mot de passe) sans quoi l'intrus pourra se reconnecter.

Il y a des bruits parasites
La cause est que certains participants ont laissé leur micro actif. Dans ce cas, vous pouvez couper le micro à tout le monde sauf la personne qui parle. Allez sur la vignette de la personne qui parle, cliquez sur les 3 points verticaux en haut à droite de la vignette, puis "Couper le micro de tous les autres". Prévenez l'assemblée (par chat par exemple).

Comment savoir qui parle
En mode mosaïque, la vinette de la personne qui parle est entourée en bleu.

Comment fonctionne le partage d'écran
Par défaut tout le monde peut partager des documents (modérateurs ou simples participants). Le bouton de partage est en bas à gauche. Il vous sera demandé si vous voulez partager tout l'écran ou juste une fenêtre.
Pour stopper le partage, re-cliquez sur ce bouton. Dans votre profil (3 points verticaux en bas à droite de l'écran / clic sur votre nom / onglet "plus"), cliquez sur "tout le monde me suit", cela aura pour conséquences :
- d'empêcher qu'une autre personne non modérateur partage son écran pendant que vous présentez
- d'empêcher que le partage de l'écran soit entrecoupé par les vidéos des personnes qui parlent
- la vue de chaque participant sera modifié quand vous modifierez la vôtre (activation/désactivation mosaïque)
C'est donc un paramètre fortement recommandé.

Quels sont les paramètres de la salle de réunion
Dans votre profil (3 points verticaux en bas à droite de l'écran / clic sur votre nom / onglet "plus"), vous pouvez préciser :
- que les participants arriveront dans la salle micro désactivé (mais rien ne les empêchera de le réactiver)
- que les participants arriveront dans la salle caméra désactivée (mais rien ne les empêchera de la réactiver)
- que les participants devront vous suivre c'est-à-dire leur vue sera synchronisée à la vôtre (activation/désactivation mosaïque)

C'est la première fois que j'organise une réunion avec l'outil
Le mieux est de répéter chez vous avec une réunion de test (à réserver dans le service). Simulez plusieurs personnes avec des votre ordinateur et smartphone ou avec des amis. Et le jour J, vous serez à l'aise.

Reportez-vous également au billet d'aide pour les participants et à sa FAQ.