Blog d'aide du CAF IdF

Dépôt des fiches techniques

 

Pour publier vos fiches techniques sur le site, la procédure est la suivante :

1/ Sur votre ordinateur, rédigez votre fiche technique au format OpenDocument (.odt) ou Word (.doc, .docx) en utilisant le modèle de votre activité. S'il existe, il sera disponible dans l'espace documentation de votre activité. Sinon, utilisez le modèle général qui est disponible ici.
 - corrigez toutes les fautes d'orthographe
 - assurez vous que le numéro de la sortie, son titre, sa date et le nom des organisateurs sont bien présents et qu'il n'y a pas d'adresse mail en @clubalpin-idf.com
 - si vous utilisez des images, compressez-les avant de les insérer. La fiche déposée sur le site ne devra en aucun cas dépasser 1 Mo.

2/ Dans le détail de votre sortie en bas, cliquez sur le lien https://www.clubalpin-idf.com/img/ft.png Gestion de la fiche technique
 - ce lien n'est disponible que pour les sorties officielles, futures et dont vous êtes organisateurs ou bien valideur dans l'activité.

3/ La fenêtre suivante s'ouvre :


https://www.clubalpin-idf.com/media/aide/ft1.png

Elle comporte 3 zones :


- un journal des messages. Ils peuvent être de plusieurs ordres : indiquer au secrétariat des précisions sur la sortie au moment de la publication (tarifs organisateurs, participants, jeunes, date de fermeture éventuelle, nombre de places...), communiquer avec le valideur (justification du niveau...) ou bien tracer les échanges entre l'organisateur et le valideur durant la phase de construction / validation de la fiche. Tous les messages sont conservés, ils ne peuvent être supprimés ou modifiés.

 

- une zone pour déposer des pièces jointes : c'est dans cette section que vous allez déposer votre fiche technique au format OpenDocument ou Word. N'importe quel fichier est accepté, la seule contrainte est que le fichier ne dépasse pas 5 Mo et que la taille totale de tous les fichiers déposés n'excède pas 5 Mo. Vous pouvez voir une pièce jointe déposée en cliquant sur https://www.clubalpin-idf.com/img/loupe2.png, la supprimer en cliquant sur https://www.clubalpin-idf.com/img/supprimer.png.
Vous pouvez également déposer d'autres types de fichiers en particulier à destination des valideurs (traces GPS...).
Pour les fichiers .doc, .docx ou .odt, vous avez en plus le bouton https://www.clubalpin-idf.com/img/acrobat.png qui permet de générer la fiche technique au format pdf. Durant cette phase toutes les méta-données sont supprimées. Vous n'avez donc pas à vous en soucier quand vous rédigez la fiche technique chez vous.
Une fois la fiche technique générée, visualisez-là pour vérifier qu'elle est conforme à ce que vous attendez. Dans les rares cas où la fiche générée ne convient pas (problème de mise en page ou de rendu), il vous est toujours possible de déposer la fiche technique au format pdf que vous aurez générée chez vous (dans ce cas, elle ne doit comporter aucune méta-données, reportez-vous à ce billet).

Attention, il est indispensable de mettre une fiche au format pdf pour demander sa validation ou publication, soit qu'elle sorte en pdf de chez vous, soit qu'elle soit générée en pdf par le bouton ci-dessus.

- une zone statut avec 4 statuts possibles :
 - rédaction : c'est le statut initial, vous êtes en cours de rédaction de votre fiche technique
 - demande de validation (visible uniquement pour les activités avec circuit de validation) : il indique que vous soumettez votre fiche technique au valideur pour qu'il l'approuve.
 - demande de publication (visible uniquement pour les valideurs ou les organisateurs d'une activité sans validation) : indique au secrétariat de mettre en ligne la fiche technique. Assurez-vous qu'elles ont bien toutes les informations (tarifs, contribution activité ou pas, nombre de places...) Précisez-les dans la zone message si nécessaire.
 - publiée : votre fiche a été publiée sur le site. Seul le secrétariat peut passer une fiche au statut "publiée".

 

Pour les statuts demande de validation ou de publication, une liste déroulante apparaitra pour y sélectionner parmi toutes vos pièces jointes au format pdf laquelle est la fiche technique retenue. Celle-ci ne doit pas dépasser 1 Mo.

A chaque changement de statut ou ajout de message, les organisateurs de la sortie et les valideurs de l'activité seront notifiés par mail.

Les organisateurs ou valideurs peuvent changer le statut à tout moment.

Voici quelques scénarios possibles :
- la fiche est déjà en ligne (donc au statut "Publiée") mais l'organisateur à une correction ou ajout à faire. Dans ce cas il modifie sa fiche, la dépose, en génère le pdf et la remet dans le circuit de validation ou de publication
- l'organisateur a demandé validation ou publication de sa fiche mais il s'aperçoit qu'il doit la revoir. Il suffit dans ce cas de la passer au statut rédaction. Il a tout le temps ensuite de faire les modifications.
- la fiche est au statut "demande de validation" mais le valideur refuse la validation. Il écrit dans la zone message la raison du refus et remet la fiche au statut rédaction. A noter que pour des petites modifications (coquilles), le valideur peut récupérer le fichier Word/OpenDocument sur son ordinateur faire la correction, déposer, générer et valider la fiche. Encore une fois, ajouter un message est un bon réflexe pour dire ce qu'il a fait.

 

N'oubliez pas d'enregistrer avant de quitter cette page.

 

Voici à quoi pourrait ressembler la fenêtre après ces étapes :

https://www.clubalpin-idf.com/media/aide/ft2.png

Une fois la sortie terminée, les pièces jointes sont compressées et envoyées par mail aux organisateurs de la sortie pour archivage éventuel. Elles ne sont pas conservées dans l'Espace Membre.

 

 

La gestion des fiches techniques automatiques et semi-automatiques arrivera dans un deuxième temps.

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