Responsables d'activité et site Web
Le responsable d'activité est le gestionnaire d'une activité. Il est nommé comme tel dans l'espace membre par le secrétaire général qui agit par délégation pour le Président du Club.
Son rôle consiste notamment à vérifier que le site est bien utilisé pour informer, communiquer, promouvoir son activité.
Informer
Les pages statiques de présentation de l'activité
Les responsables d'activité sont responsables du contenu de leurs pages d'activité. Ils doivent régulièrement (au moins une fois par an) aller y faire un tour et vérifier que les informations s'y trouvant ne sont pas erronées ou périmées. Si elles le sont ou s'il souhaite les modifier, il suffit qu'il envoie la nouvelle version du texte ou des paragraphe incriminés aux webmasters depuis cette page. Certaines activités ont plusieurs pages : page de présentation, mode d'emploi des inscriptions, cycle d'initiation etc., pensez à aller toutes les visiter.
Les textes de l'espace membre
- La partie inférieure de la page des programme de l'activité ou du programme détaillé de chaque sortie est modifiable, on peut même y insérer des liens (vers les niveaux, vers la page d'information, la liste du matériel etc.) Ces deux textes peuvent être différents.
- Le texte de la demande d'inscription en ligne qui précède la signature de l'adhérent (vérification que la fiche technique a été bien lue, que le niveau est celui requis etc.) est aussi modifiable et paramétrable par activité.
Gérer
Gestion des organisateurs d'activité
Les responsables d'activité, par délégation du Président du Club, sont responsables des organisateurs de leur activité. Ce sont eux qui établissent et mettent à jour la liste des organisateurs dans l'espace membre, par l'intermédiaire du service nommé "organisateurs d'activité". Lorsqu'ils nomment un organisateur d'activité ils doivent aussi préciser les droits qu'ils lui donnent concernant les programmes de l'activité : tableau avec les croix. De même lorsqu'un organisateur quitte la commission d'activité dont ils font partie, ils doivent penser à le supprimer de la liste. La petite croix rouge dans la dernière colonne permet de supprimer un organisateur d'activité qui ne le serait plus. Cette tâche incombe aussi au responsable d'activité et non au secrétariat.
Gestion des délégations
Chaque responsable d'activité a la possibilité de déléguer une partie de ses pouvoirs à un ou plusieurs de ses organisateurs. Voir ce billet pour plus de détails.
Communiquer/ promouvoir
Le service "Adresses email des participants"
Permet à tout organisateur d'envoyer un mail aux participants inscrits à ses sorties mais le responsable d'activité, lui, a accès à tous les participants de toutes les sorties. Il peut ainsi pour une manifestation exceptionnelle, pour un car qui peine à se remplir, pour un achat groupé de matériel, une enquête, ou toute autre raison, envoyer un mail à tous les anciens participants de l'activité qu'il gère. Un simple copier-coller suffit après sélection des sorties ou de la période concernés. Penser à mettre ces personnes en copie cachée est important.
Liste d'annonce
Le responsnable d'activité peut demander aux webmasters de lui créer une liste de courriels prédéfinis par goupe ou type de personne mais souvent la fonction de sélection des mails via "liste des organsiateurs" est suffisante et plus facile à utiliser.
Présentation des organisateurs dans le kifaikoi
Le responsable d'activité doit inciter périodiquement ses organisateurs à compléter leur fiche de présentation dans le KiFaiKoi qui permet aux adhérents de se faire une idée de leur organisateur et renforce l'impression d'appartenir à un "club".
Participation sur le site
Doit inciter ses organisateurs et participants à partager sur le site du Club tant par la publication dans l'album photo que dans le blog (les carnets du Club ont laissé place au blog), ce sont les meilleures vitrines qui soient de la vie des activités. Pensez aussi à répondre aux messages du forum concernant votre activité. Vous pouvez nommer des modérateurs pour vos forums comme il y a en randonnée et en alpinisme.
Comptes-rendus de sortie
Doit inciter ses organisateurs à remplir les comptes rendus de sortie, d'autant que des outils puissants de recherche ont été mis en place dans l'espace membre par les webmasters qui permettent de faire une recherche dans les sorties suivant les champs (fiche technique, compte-rendu etc.). Bien sûr certains comptes-rendus sont faits sur camp to camp, mais dans ce cas un lien vers la sortie sur camp to camp devrait figurer dans le compte rendu de la sortie. Mode d'emploi pour les comptes-rendus de sortie.
Réseaux sociaux
Nous sommes présents sur camp to camp sous le nom Club Alpin Idf (Caf) - lien et référence : https://www.camptocamp.org/profiles/143981/fr
Il faut le rappeler régulièrement à vos organisateurs pour qu'ils pensent à associer le club à leurs sorties lorsque le compte rendu concerne une sortie du club évidemment.
Nous sommes présents sur facebook : il est souhaitable que chaque activité ait un délégué qui s'occupe de faire passer les annonces importantes de l'activité, publier de temps à autre une photo et faire vivre l'activité sur la page facebook du club. Nous avons également un compte twitter. Sur la page facebook et le compte twitter les derniers albums photos ou articles du blog paraissent automatiquement. Sur le compte twitter toute sortie crée ou ouverte aux insriptions est annonée automatiquement.