Blog d'aide du CAF IdF

Inscription aux sorties du Club

 

1. Qui peut s’inscrire ?

  • Les adhérents  du CAF Ile de France à jour de leur cotisation.
  • Les membres des autres clubs alpins sous réserve d’adhérer au Club Alpin  Ile-de-France moyennant la somme de 25 € (ou 15 € pour les conjoints et enfants de titulaire). Voir la procédure de double adhésion.
  • Les membres du CIHM-CAF (membres FFCAM avec carte 7502xxx) peuvent faire 2 sorties avec le CAF Idf avant d'être soumis au même régime (accord de réciprocité). Ils doivent cependant faire une demande pour accéder à l'espace membre. Voir la procédure de double adhésion.

2. Mode d’inscription

Il est possible de s’inscrire :

  • Auprès du secrétariat du CAF,
  • par courrier,
  • en ligne sur le site du CAF via l’espace membre.

Le mode d’inscription ne confère aucune priorité particulière pour l’inscription à une sortie.

3. Mode de paiement de la sortie

Inscription au secrétariat ; chèque ou carte de crédit ou chèques vacances

Inscription par courrier : chèque

Inscription en ligne : chèque (avec envoi du bulletin saisi) ou paiement en ligne

4. Quand s’inscrire ?

Les demandes d’inscription ne peuvent être faites qu’après la parution de la fiche technique.

Pour connaître cette date, il est possible de demander à être prévenu par courriel de la publication de la fiche (bouton prévu dans la page « informations adhérents » associée à chaque sortie dans le programme).

A chaque sortie est associée une date de début de validation des inscriptions indiquée sur le programme.

Les demandes reçues avant cette date sont stockées par le secrétariat et traitées simultanément le jour de début de validation. S’il y a plus de demandes que de places, les demandes sont classées suivant l’ordre de priorité indiqué au point 5.

Une confirmation d’inscription est alors envoyée par mail aux adhérents.

Le traitement des inscriptions se fait ensuite au fil des réceptions jusqu’à la veille de la sortie.

Pour une inscription de dernière minute, il est toutefois préférable de contacter au préalable l’organisateur qui peut avoir remis à disposition une partie des places d’hébergement réservées.

Le fait de remplir un bulletin d'inscription ne constitue pas une inscription à la sortie.

Une demande d'inscription non accompagnée d'un paiement n'est pas prise en compte par le secrétariat.

Pour les sorties avec inscription mais sans paiement, il vous est demandé de confirmer votre souhait de vous inscrire.

5. Priorités d’inscription dans une sortie

Procéder à un paiement en ligne pour une sortie ne donne aucune priorité d’inscription. Lors du traitement par le secrétariat, le lendemain ouvrable, les paiements manuels (bulletins d’inscription avec chèque parvenus au Club) seront traités en même temps que les paiements en ligne, suivant les priorités d’inscription définies par le Comité Directeur de juin 2009, à savoir :

- P 0 : Encadrant de la sortie

- P 1 : Conjoint de l’encadrant quand il souhaite s’inscrire

- P 2 : Nouvel adhérent n’ayant jamais fait de sortie dans l’activité

- P 3 : Adhérent n’étant jamais sorti dans cette activité

- P 4 : Adhérent n’ayant jamais fait de sortie dans cette activité dans l’année

- P 5 : Adhérent du club (classés suivant le nombre croissant de sortie réalisées dans l'activité sur un an glissant)

- P 6 : Encadrant déclaré dans l'activité (n'encadrant pas la sortie évidemment)

- P 7 : Adhérent du CIHM-CAF

En randonnée pédestre, raquettes à neige, ski de fond et ski de randonnée, la priorité P6 n’est pas prise en compte.

Attention : si vous vous inscrivez en couple sur une sortie, il se peut que vos priorités ne soient pas identiques et du coup que les ordres de priorités vous séparent ce qui aurait pour résultat d'inscrire l'un et pas l'autre, (d'autant plus si vous ne portez pas le même nom de famille, le secrétariat ne pouvant deviner votre statut matrimonial), il est alors nécessaire de préciser dans votre bulletin d'inscription que vous souhaitez être inscrits tous les deux sinon rien. A défaut, si vous ne l'avez pas mis dans le bulletin d'inscription, envoyez un mail à l'accueil du Club.

5 b. Priorités et liste d'attente

En ce qui concerne les inscriptions en liste d'attente, les adhérents sont rangés en fonction de leur ordre de priorité (voir plus haut). En cas de priorité équivalente, le premier arrivé sera prioritaire. Mais la place sera attribuée la plupart du temps au premier qui répond présent au secrétariat pour prendre la place qui s'est libérée en particulier quand l'annulation est très propche de la date de départ de la sortie.

6. Particularités liées au paiement en ligne

6.1. Mode d’emploi

Vous remplissez votre bulletin d’inscription (en ligne) à la sortie puis apparaît la page du choix du mode de paiement qui vous propose de payer par carte bancaire sur le site sécurisé de notre partenaire bancaire. Vous validez ce choix et vous suivez les instructions. Il n’est pas nécessaire d’envoyer votre bulletin d’inscription au Club quand vous payez en ligne.

 Attention : Quand vous choisissez l’option « paiement en ligne » votre compte n’est pas débité de suite mais seulement quand le secrétariat a validé votre inscription, en général le lendemain ou le jour de l’ouverture de la sortie.

6.2. Ouverture du paiement en ligne

Le paiement en ligne est ouvert dès la parution de la fiche technique. (sortie au statut "fiche parue" dans les sorties ouvertes)

Exceptionnellement, le paiement en ligne ne sera pas disponible pour certaines sorties ; vous devrez dans ce cas envoyer votre paiement par chèque ou venir payer au Club.

Le paiement en ligne est réservé aux adhérents du Club Alpin d'Ile-de-France, les adhérents du CIHM-CAF peuvent s'inscrire dans les sorties mais doivent payer par un autre moyen.

6.3. Annuler votre demande de paiement

Tant que la demande d’inscription n’a pas été prise en compte par le secrétariat, vous pouvez annuler votre paiement en ligne depuis la page demande d'inscription. Aucun mouvement d’argent n’apparaîtra alors sur votre compte. Ce serait comme de remplir un bulletin d’inscription et de ne pas envoyer son chèque ensuite.

 6.4 Annulation d’une sortie – Remboursement

En cas d’annulation d’une sortie (par le Club ou par vous-même), si vous avez payé par carte bancaire en ligne vous serez remboursé également sur votre carte bancaire dans le cas où un remboursement est envisageable. Les paiements pour la sortie prévus à des dates postérieures à votre annulation seront également annulés. Les remboursements et annulations suivent des règles que vous pouvez retrouver dans les conditions d’inscriptions.

6.5. Paiements échelonnés

Pour certaines sorties, il vous est proposé de payer en plusieurs fois. Vous devez alors procéder à tous les paiements en ligne demandés sinon votre inscription ne sera pas prise en compte. Notez les dates des différents débits pour être sûr que votre compte est suffisamment approvisionné à ces dates.

Voici un billet d'aide pour le paiement en ligne avec acompte.

Vous ne pouvez pas procéder à un seul paiement global en ligne, si vous préférez cette formule il faudra vous déplacer au Club ou envoyer un chèque de la totalité.

 6.6. Reçus de paiement – reçus d’inscription

Lors d’une inscription avec paiement en ligne vous allez recevoir plusieurs messages.

  • Vous recevez le courriel contenant votre bulletin d’inscription à la sortie (il est inutile de l’envoyer au Club quand vous procédez à un paiement en ligne).
  • Après votre demande de paiement en ligne vous recevez un courriel de confirmation qui vous dit que celle-ci a bien été enregistrée, c'est à dire prêt à être effectué lors de la validation de l'inscription par le secrétariat.

7. Annulation

7.1. Annulation par le Club

Malgré le soin apporté à la préparation de nos programmes il peut arriver que le club doive annuler une sortie par exemple si le nombre de participants est insufsant ou si les conditions météorologiques ne permettent pas de pratiquer l’activité proposée dans de bonnes conditions de sécurité. Les inscrits sont alors remboursés des sommes versées.
Si une sortie est maintenue mais que les conditions sur place ne permettent pas que tout ou partie de l’activité prévue puisse être assurée, aucun remboursement ou indemnisation ne pourra être réclamée à ce titre.

7.2. Annulation par l'adhérent

En cas d’annulation par un participant à moins de 43 jours du début de l’activité, un barème de pénalités est appliqué :

- à partir de 43 jours : retenue des frais d’inscription,
- de 42 à 22 jours : retenue de 25 % des sommes versées,
- de 21 à 15 jours : retenue de 50 % des sommes versées,
- de 14 à 8 jours : 75 % des sommes versées,
- de 7 jours à la date de début d’activité : retenue de 100% des sommes versées.

Tout participant absent au début du séjour sans annulation préalable, quittant volontairement le groupe pendant la sortie ou ne présentant pas les documents nécessaires au passage des frontières ne pourra prétendre à aucun remboursement.

Si le participant en retard rejoint le groupe par ses propres moyens, les prestations dont il n’a pu bénéfcier restent dues et ne peuvent donner lieu à aucun remboursement de la part du Club Alpin Idf.

Nous vous rappelons qu'il est possible de souscrire une assurance annulation (inscription à plus de 30 jours du départ) qui vous remboursera en partie dans certains cas.

Document complet des conditions d'inscription

Commentaires

1. Le mardi, novembre 30 2010, 21:16 par Pascal

Apparemment le fait de payer en ligne ne fait pas diminuer aussitôt d'une place le nombre de places disponibles dans une sortie, du moins avant sa validation par le secrétariat. Donc rien ne prouve qu'il y avait encore une place disponible quand j'ai payé en ligne si d'autres adhérents se sont inscrits et payé juste avant moi. Et je viens de prendre mes billets prem's avec le risque d'être en liste d'attente ...

2. Le mardi, novembre 30 2010, 22:57 par Webmasters

Non, le fait d'effectuer un paiement en ligne ne diminue pas "aussitôt" la sortie d'une place puisque votre demande de paiement en ligne n'est traitée par le secrétariat que le lendemain, voire plus, (en cas de paiement en ligne un vendredi soir, votre paiement ne sera traité au plus tôt que le mardi suivant).

C'est seulement à ce moment là que vous serez accepté ou non dans la sortie et il nous semble prématuré d'acheter le billet Prem's non remboursable sitôt après avoir envoyé votre demande de paiement.

C'est comme si lorsque vous envoyez un chèque au club pour payer une sortie et sitôt l'enveloppe dans la boîte vous preniez votre billet de train !!!

J'ai moi même procédé à un paiement en ligne récemment et le message reçu me semble clair :

Votre paiement de xxx € à la sortie 11-xxxx - xxxx du xxx au xxx a été enregistré.
Vous recevrez un mail quand votre demande d'inscription aura été prise en compte par le secrétariat : suivant les places disponibles, votre inscription sera confirmée ou bien vous serez mis en liste d'attente.
Vous ne serez effectivement débité qu’après validation de votre inscription.
Vous recevrez votre ticket de paiement dès que le débit aura été effectué.

Le secrétariat.

PS : ce message est envoyé par un automate.

Pensez-vous que ce n'est pas assez clair actuellement ?

Nous en parlons également dans la dernière Newsletter de novembre : CAF Infos

Restons philosophe :
Si jamais vous n'êtes pas pris dans la sortie, vous pourrez toujours, soit revendre vos billets de train à l'heureux élu, soit les revendre sur Trocdestrains.com ...

3. Le mardi, novembre 30 2010, 23:02 par Webmasters

Précisions : Peut-être ne restait-il qu'une seule place dans la sortie quand vous avez procédé à votre demande de paiement en ligne et vous étiez peut-être 3 à vouloir vous inscrire dans la sortie en question.
C'est pourquoi il y a les "ordres de priorité" pour décider lequel d'entre vous est le plus prioritaire pour s'inscrire dans la sortie. (voir ordre de priorité dans le texte de ce blog)

4. Le mercredi, décembre 1 2010, 17:32 par Pascal

Je ne suis pas d'accord avec vous.
L'ordre de priorité a été établi pour être utilisé uniquement lorsqu'il y a plus de demandes que de places au premier jour d'ouverture de la sortie.
Dès lors que la sortie est ouverte et qu'il reste de la place, c'est l'ordre d'arrivée qui prime, donc s'il y a des places disponibles le fait de s'inscrire en ligne devrait pouvoir :
1/ decrémenter le nombre de places disponibles afin de fournir une information fiable en temps réel aux postulants suivants
2/ confirmer de façon formelle à celui qui vient de payer en ligne que la place lui est bien attribuée, sous réserve que celle-ci soit validée par le secrétariat quitte à re-incrémenter le compteur dans le cas contraire.

5. Le mercredi, décembre 1 2010, 23:27 par Webmasters

Il ne s'agit pas d'être d'accord ou pas d'accord avec "nous". Nous qui d'ailleurs ?
Les webmasters, le comité directeur,les responsables d'activités ? Le secrétariat ?

C'est ainsi que les activités et le comité directeur ont choisi le fonctionnement du paiement en ligne. Et cette décision du mode de fonctionnement a été quasiment unanime dès la réunion fondatrice en décembre 2008.

Le souhait de tous étant de ne pas favoriser une personne qui paye en ligne comparée à une personne qui dépose son chèque au Club le soir ou qui l'a envoyé.

Ainsi le matin au Club, les 3 personnes citées (demande de paiement en ligne, envoi du chèque ou dépôt dans la boite aux lettres) se retrouvent à égalité de chances devant leur éventuelle inscription.

Et alors la seule façon de les départager reste l'ordre de priorité. Qui est alors le même que lors de l'ouverture de la sortie évidemment.

La réunion en question a permis d'établir ainsi que le souhait majoritaire, si ce n'est unanime, était que le paiement en ligne ne favoriserait pas celui qui l'utilisera au détriment de personne "moins branchées".

Car que signifie d'être "le premier inscrit", le fait de payer ? De remplir son bulletin ? Mais comment noter l'heure de celui qui remplit un bulletin papier ?

De toute façon c'est le secrétariat qui inscrit les personnes dans les sorties, ce principe fondamental n'ayant rien à voir avec le fait de payer d'une façon ou d'une autre.

Quant à InfoSortie il n'est décrémenté qu'une fois la personne inscrite dans la sortie. Donc uniquement le lendemain (en jour ouvrable-CAF) de la demande de paiement en ligne.

Donc pour les deux points 1/ et 2/ de Pascal, la réponse est non, ce n'est pas le fonctionnement qui a été choisi par le Club.

6. Le mercredi, décembre 8 2010, 13:45 par Pascal

Vous dites donc
"en cas de paiement en ligne un vendredi soir, votre paiement ne sera traité au plus tôt que le mardi suivant"
et
"que le paiement en ligne ne favoriserait pas celui qui l'utilisera au détriment de personne "moins branchées".
Je crois plutôt que dans le cas de figure suivant, c'est l'adhérent "branché" qui est défavorisé par rapport à celui qui n'est encore branché :
Il est vendredi soir, je constate qu'il reste 1 place dans la sortie que je convoite et m'apprête à payer en ligne mais vu ce qui est dit ci-dessus je me ravise et préfère me pointer au club samedi matin.
Etes-vous bien sûr que le secrétariat me demande d'attendre mardi pour confirmer mon inscription au cas où des "branchés" auraient payé en ligne pendant le WE et ainsi comparer mon statut d'éligible à la sortie selon les critères en vigueur ?
Par expérience je pense plutôt que le secrétariat m'attribuera la place disponible, tant pis pour celui qui aura payé en ligne avant puisque son existence ne sera découverte que mardi.

7. Le mercredi, décembre 8 2010, 22:13 par Webmasters

Petit rectificatif à "en cas de paiement en ligne un vendredi soir, votre paiement ne sera traité au plus tôt que le mardi suivant" en tout cas dans certaines activités dont la secrétaire dédiée ne travaille pas le samedi. Car jai l'impression que chacune a tendance à traiter les inscriptions aux activités qui dépendent de sa juridiction mais peut être que je me trompe. Mais j'ai vu des paiements en ligne du vendredi attendre jusqu'au mardi, en conséquence le cas de figure ici envisagé par Pascal ne me semble pas totalement exclu.

Mais c'est alors un défaut de fonctionnement "humain" des personnes qui servent le système.

Pour moi indifféremment de l'activité, le matin, le secrétariat devrait valider les inscriptions de la veille/nuit tout d'abord. Car effectivement face à un adhérent qui se présente devant elles au club, pour peu que celui-ci ou celle-la soit fort sympathique ou un habitué, il y a de grandes chances qu'il ne passe avant les paiements enregistrés ...

Cependant, à part le samedi matin sur lequel je garde quelque réserves, je pense qu'il y a peu de risque que ce cas de figure se présente car le secrétariat ouvre BIEN AVANT le club qui n'ouvre qu'à midi (le jeudi) ou sinon à 13h le samedi, et à 16h les mardis et vendredis et le secrétariat préfère s'occuper de traiter les demandes en attente avant l'arrivée des adhérents quand elles sont tranquilles.

Ce comportement "erroné" à mon sens devrait donc être très marginal. Malgré tout il ne peut en être autrement puisque l'inscription réelle des participants est de fait confiée au secrétariat dans le système qui a été choisi.

8. Le jeudi, décembre 9 2010, 16:02 par Webmasters

Cette phrase : "Êtes-vous bien sûr que le secrétariat me demande d'attendre mardi pour confirmer mon inscription au cas où des "branchés" auraient payé en ligne pendant le WE et ainsi comparer mon statut d'éligible à la sortie selon les critères en vigueur ?" ne reflète pas le fonctionnement du système en vigueur.

Techniquement, une hôtesse à l'accueil du Club NE PEUT PAS "passer à côté" d'un paiement en ligne qui a eu lieu, la veille, la nuit ou le matin même, à moins de le faire sciemment.

Si une personne arrive au club pour s'inscrire dans une sortie, la manipulation qui permet de l'inscrire, l'oblige à aligner cette personne sur les autres (donc les paiements en ligne) intervenus depuis le dernier ajout sur la sortie et par suite, lui permet de savoir si la personne qu'elle a devant elle est prioritaire ou non. Après, libre à elle de respecter les priorités ou non suivant les informations particulières qu'elle détient sur les adhérents. (sortie récemment annulée faute de neige, souci de santé ou autre qui peuvent faire pencher la balance autrement que suivant les priorités "officielles")

Mais on ne demandera pas à la personne d'attendre que d'autres se pointent pendant le WE par contre : soit la personne qui se déplace physiquement au Club est seule sur le coup, elle emporte la place, soit il y a une ou plusieurs qui ont payé pendant la nuit ou la matinée et qui sont plus prioritaire que celui qui est là, qui n'a pas la place alors, soit la personne venue est prioritaire, et elle a la place.

C'est bien pourquoi je pense qu'il faut que toutes les inscriptions soient traitées dans les activités chaque jour, y compris le samedi, pour éviter de laisser apparaitre dans InfoSortie des places qui en fait n'y sont peut être plus.

9. Le jeudi, juillet 28 2011, 14:24 par webmasters

Souvent des adhérents se plaignent d'arriver "trop tard" et de découvrir une sortie quand elle est déjà complète, pour parer à cela : deux moyens.

- Avant l'ouverture de la sortie et avant même la parution de la fiche technique (quand la sortie n'est pas encore dans InfoSorties), inscrivez-vous dans l'espace membre pour être prévenu lors de la parution de la fiche technique
- Et aussi inscrivez-vous pour être prévenu "une semaine avant l'ouverture officielle des inscriptions", mieux vaut deux rappels qu'un seul.

Cependant même si l'ouverture officielle est arrivée, tant que la fiche technique n'est pas parue, aucune inscription possible.

10. Le samedi, octobre 15 2011, 10:35 par myriam931

Quelles sont les conditions d'annulations en cas d'empêchement ?

11. Le dimanche, octobre 16 2011, 20:42 par CAF Idf

Le lien vers les conditions d'inscriptions aux sorties :
http://www.clubalpin-idf.com/docume...
On le trouve dans Sorties Ouvertes et aussi lors du remplissage du bulletin d'inscription en ligne.

 

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